Pandemia COVID-19 była katalizatorem zmian w sposobie myślenia o biurze, które były niemożliwe do wyobrażenia jeszcze kilka lat wcześniej. Praca zdalna, która dla wielu firm była awaryjnym rozwiązaniem na kilka tygodni, stała się trwałym elementem modelu pracy dla setek tysięcy pracowników w Polsce i na świecie. Dziś firmy mierzą się z pytaniem, którego nie było przed 2020 rokiem – ile biura tak naprawdę potrzebują i jak powinno ono wyglądać, skoro pracownicy nie są w nim przez cały czas?
Jak model hybrydowy zmienia podejście do powierzchni biurowej?
Model hybrydowy – gdzie pracownicy spędzają część tygodnia w biurze, część pracując zdalnie – ma bezpośrednie konsekwencje dla potrzebnej powierzchni. Przy założeniu, że pracownicy przychodzą do biura średnio trzy dni w tygodniu, biuro w danym momencie jest wypełnione w sześćdziesięciu procentach. To oznacza, że firma może teoretycznie zredukować zajmowaną powierzchnię o czterdzieści procent bez pogorszenia warunków pracy.
Wiele firm skorzystało z tej matematyki przy okazji renegocjowania lub nieprzedłużania umów najmu po pandemii. Jednocześnie praktyka pokazała, że prosta redukcja metrażu bez przemyślenia koncepcji biura jest błędem – mniejsze biuro źle zaprojektowane pod model hybrydowy jest gorsze niż większe biuro bez żadnej koncepcji.
Jak powinno być zaprojektowane biuro hybrydowe?
Biuro na wynajem w Warszawie dostosowane do modelu hybrydowego różni się fundamentalnie od tradycyjnego biura z rzędami stałych biurek. Kluczową zmianą jest odejście od stałego przypisania biurek do pracowników na rzecz systemu hot desking – gdzie pracownicy rezerwują miejsca pracy na konkretny dzień i korzystają z biurek rotacyjnie.
To podejście wymaga jednak przemyślanej organizacji przestrzeni. Mniej stałych stanowisk pracy rekompensowane jest przez więcej przestrzeni do spotkań – sal konferencyjnych różnej wielkości, od budek telefonicznych przez pokoje do spotkań dwu- i czteroosobowych po duże sale dla całego zespołu. Strefy skupienia – ciche obszary do pracy wymagającej koncentracji – i strefy kolaboracji – przestrzenie do swobodnej wymiany pomysłów – zastępują jednolite open space.
Dlaczego biuro ważniejsze jest niż kiedykolwiek, mimo że pracownicy są w nim rzadziej?
Paradoks hybrydowego rynku pracy polega na tym, że biuro, do którego pracownicy przychodzą rzadziej, musi być znacznie lepsze niż biuro, do którego przychodzili codziennie. Gdy praca zdalna jest alternatywą, biuro musi oferować coś, czego dom nie jest w stanie zapewnić – i to coś musi być wystarczająco atrakcyjne, by skłonić pracownika do dojazdu.
Spotkania i kolaboracja, poczucie przynależności do zespołu i kultury organizacyjnej, dostęp do specjalistycznego sprzętu i przestrzeni – to elementy, które biuro może zapewnić lepiej niż praca z domu. Biuro hybrydowe powinno być projektowane przede wszystkim jako przestrzeń do tych aktywności, a nie jako miejsce do wykonywania pracy indywidualnej, którą pracownicy robią efektywniej w domu.
Jak prawa najemcy wyglądają przy renegocjacji umowy w kontekście hybrydowego modelu pracy?
Wiele firm, których umowy najmu zostały podpisane przed pandemią, mierzy się dziś z sytuacją, gdy zajmują więcej przestrzeni niż faktycznie potrzebują. Renegocjacja istniejącej umowy – zmniejszenie metrażu, zmiana konfiguracji lub przeniesienie do innego budynku tego samego właściciela – jest możliwością wartą rozważenia.
Wynajem powierzchni biurowej w Warszawie od właściciela zarządzającego portfelem kilku budynków daje najemcom elastyczność, której nie ma przy wynajmie od właściciela pojedynczego obiektu – możliwość zmiany budynku przy zachowaniu relacji z tym samym wynajmującym jest realną opcją przy dobrze negocjowanej umowie.
Firma CPIPG zarządza portfelem biurowców w Warszawie, oferując najemcom elastyczność w dostosowaniu zajmowanej powierzchni do zmieniających się potrzeb wynikających z modeli pracy hybrydowej.
Artykuł zewnętrzny
Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis